Messeorganisation (Checkliste)

Checkliste    
     
Nr. Aufgabe Erledigt
     
1 Maßnahmen vor der Messe  
  Informationen über die Messe besorgen: Unterlagen und Vertragsbe- dingungen genau studieren, interne und externe Erfahrungen anfordern und auswerten, Informationsbeschaffung durch persönliche Gespräche mit der Messeorganisation  
  Schriftliche, telefonische oder persönliche Terminvereinbarungen tref- fen  
  Einladungen und evtl. Gutscheine verschicken  
  Bei den Einladungen eine besondere Attraktion oder Show etc. ankün- digen  
  Auf Neuheiten und Außergewöhnliches aufmerksam machen  
     
1,1 Standfläche reservieren / Standortkriterien  
  Einen Standort im ersten Drittel der Laufrichtung in den Messehallen reservieren, da die Aufnahmefähigkeit der Messebesucher gegen Ende im allgemeinen stark abnimmt
 Dabei kann man sich an den Ein- und Ausgängen orientieren, der Haupteingang dient als Ausgangspunkt
 
1.1.1 Nachbarstände überprüfen:
Darauf achten, dass man den Stand nicht neben oder gegenüber direk- ten Konkurrenten platziert.
Sich nicht zwischen zwei oder neben einem sehr großen und auffallen- den Stand positionieren.
 
  Wenn möglich, den Stand auf der rechten Seite der Laufrichtung plat- zieren. Denn 80 % der Menschen beachten die rechte Seite mehr als die linke.  
1.1.2 Welche Standform soll gemietet werden:
 Reihenstand: ist nach einer Seite offen
 Eckstand: ist nach zwei Seiten offen
 Kopfstand: ist nach drei Seiten offen
 Blockstand/Inselstand: ist nach vier Seiten offen
 Pavillon: ein sehr großer Blockstand/Inselstand
 
  Als Alternative zum Messestand Präsenz zeigen durch: Informations- theken, Verteilung von Informationsblätter durch Promotionteams etc., Auslage von Prospekten, Aufhängen von Plakaten  
1.1.3 Standgröße festlegen:
abhängig von den Standaktivitäten, den auszustellenden Produkten, dem Budget sowie den Kommunikationszielen
 
  Abklärung und Reservierung der notwendigen Infrastruktur wie Strom- anschlüsse, Wasser/Abwasser, Telefonanschlüsse, etc.  
  Überprüfung des Vertrags: Was ist im Vertrag inklusive?
Parkplätze, Installationen, Boden/Wände, Standreinigung, Bewachung, Aussteller- und Besucherausweise, Eintrag ins Messeverzeichnis etc.
 
  Reservierungen 6 Monate vor Messebeginn vornehmen!  
     
1,2 Auswahl der auszustellenden Produkte / Dienstleistungen  
  Eine detaillierte Auswahl der auszustellenden Produkte / Dienstleistun- gen treffen  
  Prioritäten bei der Produktauswahl setzen  
  Hervorheben eines Produktes oder einer Produktreihe und weitere mit- laufen lassen  
     
1,3 Formulierung der Standaktivitäten  
  Präsentationen, z. B. Audiovisuelle Vorführungen  
  Animationen  
  Degustationen  
  Wettbewerbe  
  Besucherbetreuung  
  Standbewirtung  
  etc.  
     
1,4 Wichtige notwendige Einrichtungsgegenstände  
  Welche Einrichtungsgegenstände werden für die Produktpräsentatio- nen benötigt?  
  Einrichtungsgegenstände für die Standaktivitäten  
     
1,5 Organisation der Transporte und der Verpackung  
  Welche Transportmittel? (Bahn, LKW, See- oder Luftverkehr)  
  Speditionsangebote einholen  
  Aufträge für Hin- und Rücktransport vergeben  
  Versandtermine für Aufbaumaterial / für Exponate festlegen  
  Transporte für den Stand: Einrichtungsgegenstände, Präsentationsma- terial, Werbematerial, Personal  
  Die Verpackung von Einrichtungsgegenständen muss organisiert wer- den  
  Klärung der Frage der Verzollung  
  Rollmaterial als Transportmittel innerhalb der Messe organisieren  
     
1,6 Versicherungen und Genehmigungen  
  Bauabnahme Stand (TÜV)  
  Anträge stellen: Mehr-/ Wochenend-/ Nachtarbeit Personal  
  Festlegung der Gegenstände / Personen, die versichert werden sollen  
  Formulierung der zu versichernden Risiken: Einbruch, Feuer, Glas- bruchversicherung, Haftpflichtversicherung, Kraftfahrzeugversicherung, Leitungswasserversicherung, Sturmschadenversicherung, Waren- transportversicherung, Versicherung der Mitarbeiter, des Reisegepäcks und des Standpersonals  
     
1,7 Personalplanung und Personalschulung  
  Personelle Besetzung: ProjektleiterIn, StandchefIn  
  Aufgabenverteilung  
  Festsetzung der Zuständigkeiten, Verantwortlichkeiten und Kompeten- zen für die Organisation der Messeaktivitäten  
  Verteilung der Aufgaben innerhalb des Messeprojekts  
  Bestimmung des Standpersonals  
  Bestimmung von Hilfspersonal, Künstlern etc.  
  Bekleidungs- und Verhaltensrichtlinien festlegen  
  Verpflegungs- und Übernachtungsmöglichkeiten abklären und reservie- ren  
  Einsatzpläne erstellen  
  Konzept für die Schulung des Personals vor der Messe erstellen  
     
1,8 Zusammenstellen des Werbematerials  
  Überlegen, welche Art von Werbematerial eingesetzt werden soll  
  Beschaffung und Produktion des Werbematerials  
  Überprüfen, ob das Standpersonal über eine hinreichende Anzahl von Visitenkarten verfügt, andernfalls Nachdrucke anfordern  
  Bestellformulare organisieren