Messeorganisation (Checkliste)

Checkliste    
     
Nr. Aufgabe Erledigt
     
1 Maßnahmen vor der Messe  
¬† Informationen √ľber die Messe besorgen: Unterlagen und Vertragsbe- dingungen genau studieren, interne und externe Erfahrungen anfordern und auswerten, Informationsbeschaffung durch pers√∂nliche Gespr√§che mit der Messeorganisation ¬†
  Schriftliche, telefonische oder persönliche Terminvereinbarungen tref- fen  
  Einladungen und evtl. Gutscheine verschicken  
¬† Bei den Einladungen eine besondere Attraktion oder Show etc. ank√ľn- digen ¬†
  Auf Neuheiten und Außergewöhnliches aufmerksam machen  
     
1,1 Standfläche reservieren / Standortkriterien  
  Einen Standort im ersten Drittel der Laufrichtung in den Messehallen reservieren, da die Aufnahmefähigkeit der Messebesucher gegen Ende im allgemeinen stark abnimmt
Ôāģ Dabei kann man sich an den Ein- und Ausg√§ngen orientieren, der Haupteingang dient als Ausgangspunkt
 
1.1.1 Nachbarst√§nde √ľberpr√ľfen:
Darauf achten, dass man den Stand nicht neben oder gegen√ľber direk- ten Konkurrenten platziert.
Sich nicht zwischen zwei oder neben einem sehr großen und auffallen- den Stand positionieren.
 
  Wenn möglich, den Stand auf der rechten Seite der Laufrichtung plat- zieren. Denn 80 % der Menschen beachten die rechte Seite mehr als die linke.  
1.1.2 Welche Standform soll gemietet werden:
Ôā∑ Reihenstand: ist nach einer Seite offen
Ôā∑ Eckstand: ist nach zwei Seiten offen
Ôā∑ Kopfstand: ist nach drei Seiten offen
Ôā∑ Blockstand/Inselstand: ist nach vier Seiten offen
Ôā∑ Pavillon: ein sehr gro√üer Blockstand/Inselstand
 
  Als Alternative zum Messestand Präsenz zeigen durch: Informations- theken, Verteilung von Informationsblätter durch Promotionteams etc., Auslage von Prospekten, Aufhängen von Plakaten  
1.1.3 Standgröße festlegen:
abhängig von den Standaktivitäten, den auszustellenden Produkten, dem Budget sowie den Kommunikationszielen
 
¬† Abkl√§rung und Reservierung der notwendigen Infrastruktur wie Strom- anschl√ľsse, Wasser/Abwasser, Telefonanschl√ľsse, etc. ¬†
¬† √úberpr√ľfung des Vertrags: Was ist im Vertrag inklusive?
Parkplätze, Installationen, Boden/Wände, Standreinigung, Bewachung, Aussteller- und Besucherausweise, Eintrag ins Messeverzeichnis etc.
 
  Reservierungen 6 Monate vor Messebeginn vornehmen!  
     
1,2 Auswahl der auszustellenden Produkte / Dienstleistungen  
  Eine detaillierte Auswahl der auszustellenden Produkte / Dienstleistun- gen treffen  
  Prioritäten bei der Produktauswahl setzen  
  Hervorheben eines Produktes oder einer Produktreihe und weitere mit- laufen lassen  
     
1,3 Formulierung der Standaktivitäten  
¬† Pr√§sentationen, z. B. Audiovisuelle Vorf√ľhrungen ¬†
  Animationen  
  Degustationen  
  Wettbewerbe  
  Besucherbetreuung  
  Standbewirtung  
  etc.  
     
1,4 Wichtige notwendige Einrichtungsgegenstände  
¬† Welche Einrichtungsgegenst√§nde werden f√ľr die Produktpr√§sentatio- nen ben√∂tigt? ¬†
¬† Einrichtungsgegenst√§nde f√ľr die Standaktivit√§ten ¬†
     
1,5 Organisation der Transporte und der Verpackung  
  Welche Transportmittel? (Bahn, LKW, See- oder Luftverkehr)  
  Speditionsangebote einholen  
¬† Auftr√§ge f√ľr Hin- und R√ľcktransport vergeben ¬†
¬† Versandtermine f√ľr Aufbaumaterial / f√ľr Exponate festlegen ¬†
¬† Transporte f√ľr den Stand: Einrichtungsgegenst√§nde, Pr√§sentationsma- terial, Werbematerial, Personal ¬†
  Die Verpackung von Einrichtungsgegenständen muss organisiert wer- den  
  Klärung der Frage der Verzollung  
  Rollmaterial als Transportmittel innerhalb der Messe organisieren  
     
1,6 Versicherungen und Genehmigungen  
  Bauabnahme Stand (TÜV)  
  Anträge stellen: Mehr-/ Wochenend-/ Nachtarbeit Personal  
  Festlegung der Gegenstände / Personen, die versichert werden sollen  
  Formulierung der zu versichernden Risiken: Einbruch, Feuer, Glas- bruchversicherung, Haftpflichtversicherung, Kraftfahrzeugversicherung, Leitungswasserversicherung, Sturmschadenversicherung, Waren- transportversicherung, Versicherung der Mitarbeiter, des Reisegepäcks und des Standpersonals  
     
1,7 Personalplanung und Personalschulung  
  Personelle Besetzung: ProjektleiterIn, StandchefIn  
  Aufgabenverteilung  
¬† Festsetzung der Zust√§ndigkeiten, Verantwortlichkeiten und Kompeten- zen f√ľr die Organisation der Messeaktivit√§ten ¬†
  Verteilung der Aufgaben innerhalb des Messeprojekts  
  Bestimmung des Standpersonals  
¬† Bestimmung von Hilfspersonal, K√ľnstlern etc. ¬†
  Bekleidungs- und Verhaltensrichtlinien festlegen  
  Verpflegungs- und Übernachtungsmöglichkeiten abklären und reservie- ren  
  Einsatzpläne erstellen  
¬† Konzept f√ľr die Schulung des Personals vor der Messe erstellen ¬†
     
1,8 Zusammenstellen des Werbematerials  
  Überlegen, welche Art von Werbematerial eingesetzt werden soll  
  Beschaffung und Produktion des Werbematerials  
¬† √úberpr√ľfen, ob das Standpersonal √ľber eine hinreichende Anzahl von Visitenkarten verf√ľgt, andernfalls Nachdrucke anfordern ¬†
  Bestellformulare organisieren